メールでホテル予約するときの英語表現

みんなのネタ帳!英会話コラム

ビジネスですぐに使える英会話フレーズ

2019/11/24

ホテルの予約をメールで……サンプル文を集めました

海外旅行でのホテル選びはとても大切ですよね。たくさん遊んで1日の疲れを癒すホテルが最悪だと、旅行の印象は最悪なものになってしまいます。ホテル予約は証拠を残すためにもメールを使用するのが一般的です。最近は予約サイトで簡単に予約できますが、そう言ったサイトを使っても予約にまつわるやりとりは全て英語で行わなければいけません。そこでホテル予約の際に使える英文メールのフレーズを紹介します。また外国人のお客様からの予約対応についても紹介するので、ホテルで働いている人は必見です!

ホテルの予約をメールで……サンプル文を集めました

ホテル予約の英文メール 予約編

まず英語でホテルを予約するときには、最初にどんなメールを打てばいいのでしょうか。

・I would like to make a reservation as follows.
以下の通り、予約を取りたいです。

まずこの文章からメールを始めます。その下には予約に必要な情報や希望を入力します。

・Name……あなたの名前

・Number of person……宿泊人数

・Number of rooms……予約したい部屋の数

・type of rooms……部屋の種類(欧米ではTwin・Queen・Kingが一般的です

・Arrival Date……到着日

・Total nights……宿泊日数

・Other request……そのほかの要望

これらの情報を入力したら、その後このように続けましょう。

・Please let us know your availability and the total price if you available.
空き状況と空いていたらトータルの料金を教えてください。

・I appreciate if you advise me payment option. I want to pay by my credit card.
料金の支払い方法を教えてください。クレジットカードで払いたいと思っています。

最後は

・Thanks in advance.
よろしくお願いします。

・Best regards,
敬具

で結びましょう。

ホテル予約の英文メール キャンセル・変更依頼編

ホテルの予約をキャンセルしたいときや、変更が生じたときにはこのような例文が使えます。まずキャンセルする場合はこのようにメールを送りましょう。

・Unfortunately our schedule has been changed, I want to cancel my reservation with you. Reservation number is xxxx.
残念ながら旅程が変更になったため、ホテルの予約をキャンセルしたいです。予約番号はxxxxです。

・I am sorry to inform you that, but please give us the cancel confirmation once the process is completed.
申し訳ありませんが、キャンセル処理が完了したらキャンセル確認書をください。

・Thank you for your understanding.
ご理解ありがとうございます。

次に予約に変更が必要な時は、こう言ったフレーズを使って変更依頼をかけましょう。

・I want to ask you if my reservation could be changed as follows. Reservation number is xxxx.
下記の通りに予約の変更が可能か知りたいです。予約番号はxxxxです。

変更内容はこのように書くとわかりやすいです。変更になった日程や宿泊日数を間違われないように、文字色が変更できるのであれば変更しておくことをお勧めします。

・Arrival date: Dec. 12, 2019 ⇒ Dec. 13, 2019

・Nights: 4 nights ⇒ 3 nights

・Please let us know if it’s possible to change.
変更可能か教えてください。

・If possible, please also give us the confirmation and let us know the final price.
可能な場合は確認書と最終の料金を教えてください。

ホテル予約の英文メール 問い合わせ・確認文編

日本ではあまり起こりませんが、海外では予約していたのに部屋がとれていなかったということも起こり得ます。出発前には予約の確認をしておきたいものです。そんなときにはこんな英文を使ってみましょう。

・I have a reservation under name of ◯◯with you from Dec. 13 for 3 nights.
◯◯という名前で12月3日から3泊予約を取っています。

・I’d like to reconfirm my reservation before my departure.
出発前に予約の再確認をしたいです。

・Would you reconfirm my reservation ASAP? Reservation number is xxxx.
できるだけ早く予約の再確認をして頂けますか?予約番号はxxxxです。

その他何か要望や質問がある場合は、予約を取っていることを伝えたうえで、問い合わせをしましょう。

・I have a reservation under name of ◯◯with you from Dec. 13 for 3 nights.
◯◯という名前で12月3日から3泊予約を取っています。

・I’d like to know if you have any breakfast option and price.
もし朝食のオプションがあれば教えてください。

・I’d like to know if your hotel have restaurants.
ホテルにレストランはありますか?

必見!外国人がホテル予約で使うフレーズ

日本に外国人の観光客が増え、ホテルで働いている方は英語で対応しなければならない場面も増えてきているのではないでしょうか。外国人客が電話やメールで予約をする際に、よく使うフレーズを紹介します。レストラン勤務の方なども応用できますよ!

・I want to make a reservation.
予約を取りたいです。

・Do you have any rooms available for 3 nights from April 1st?
4月1日から3泊したいのですが、空きはありますか?

・Do you have a shuttle service from the airport?
空港からの送迎シャトルはありますか?

・What time can I check-in?
何時からチェックインできますか?

・What type of payment method do you have? Can I pay by my credit card?
どんな支払い方法がありますか?クレジットカードで支払えますか?

・I’m sorry but I’d like to cancel my reservation.
申し訳ありませんが、予約をキャンセルしたいです。

言い回しは人それぞれですが、出てくる単語を覚えておくと対応しやすくなります。

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