英語のビジネスメール例文集

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2019/10/31

ビジネス英語メール作成のコツとすぐに使える例文集

メールでのクレーム対応、海外との取引に関する連絡など、英語でビジネスメールを送るシーンもありますよね。しかし、なかなか慣れずものすごく時間がかかっていませんか? いざメールをしようと思っても、書き出しはこれでいいのかな? 締めの言葉は? など、色々と戸惑ってしまいますよね。
そこで今回は、そんな疑問を解決してくれる英語でのビジネスメールについて、例文をいくつかご紹介します。いざという時のためにぜひブックマークしておいてください!

ビジネス英語メール作成のコツとすぐに使える例文集

日本語と語順は同じ?件名の書き方

まず、英語でのビジネスメールにおける件名の書き方について。日本だと大抵は「用件を簡潔に書く+名前」といった感じで送られますよね。では、英語でも同じようにして良いのでしょうか?

◆英語でのビジネスメールは「簡潔に概要」を記載する

欧米でのビジネスメールのマナーは、とにかく「分かりやすく簡潔に」が鉄則。件名を見てすぐ開くかの優先順位が判断されるので、何のためにメールをしたのか、至急返信が欲しいかどうかを要約して記載する必要があります。

例えば、日本語であれば「○○の件についてお問い合わせ」「商品○○の見積もり」「至急:納品の確認に関して」など、内容を見なくてもある程度察することができるようにしておくということですね。

◆至急の案件はどう書く?件名の例文集

・Inquiry regarding Product No. 1234
商品1234についての問い合わせ

・Estimate of Product 108
商品108の見積もり

・Requesting a catalogue of your new line of products
カタログを請求します

・Changing the date of our appointment on September 2
9月2日のアポイント日時の変更

・Thank you for your recent meeting
先日の会議ではありがとうございました

・Apology for Delayed Delivery
配送遅延のお知らせ

・Notice of change in person in charge
担当者変更のお知らせ

・Congratulations on Your Marriage
ご結婚おめでとうございます

・Congratulations on Your Promotion
昇進おめでとうございます

このように、仕事の用件であってもプライベートの用件であっても、件名に概ね書いてしまいましょう。また、すぐに返信が欲しい場合は以下のような方法があります。

・Urgent: About confirmation of delivery before September 2,2019
緊急:納品の確認について2019年9月2日までにお願いします

件名の最初に「緊急」という英単語を入れ、最後に期限を設定しておくと相手もすぐ目に付くでしょう。

○○へ、は必要?宛名の書き方

次に、誰に宛てたかをしっかりと明記します。日本語では「○○様」と書くのが一般的ですが、英語では「Dear.○○」とするのが基本です。

・Dear Mr. Michael Bryce,
親愛なるマイケル ブライス様

・Dear Director Bryce,
親愛なる取締役のブライス様

名前が分からなければ役職名+苗字で表現します。また、性別しか分からない(名前も役職名も分からない)という場合には、男性ならDear Sir,女性ならDear Madam,と書けばOKです。

◆「担当者様」は?

日本では誰が受け取るか分からないメールだと「担当者様」と書いたりしますが、欧米のビジネスメールでもそれは変わりません。

・To Whom It May Concern
担当者様

と記せば、宛名は完了です。

出来る限り短く!用途別の例文

ビジネスメールは、親しい相手への手紙ではありません。そのため、件名と同じように内容も出来る限り手短に、効率よく読めるように仕上げましょう。「貴社ますますご健勝のことと……」といった堅苦しい挨拶は不要です。

◆書き出しは「名を名乗る」程度で

・My name is Hanako Yamada. I am in charge of public relations at MI Japan.
私の名前は山田花子です。MIジャパンで広報を担当しております。

・My name is Hanako Yamada and we met last week at an event.
先週のイベントで知り合いました山田花子です。

◆お礼すべき事柄がある場合

・Thank you for your reply the other day.
先日はお返事ありがとうございました。

・Thank you for visiting last week.
先週はご訪問頂きありがとうございました。

・We are happy to inform you that we received your payment.
お支払いを確認致しました。ありがとうございます。

※これが用件の場合は次へ

◆用件を手短に伝える

・This time, we have contacted you about the product XX with an estimate.
この度は、商品××の件でお問い合わせ致しました。

・The reason I am writing this e-mail to you is because I would like to know your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定するため、来週のご都合を伺いたくご連絡致しました。

・I received the documents today. Thank you very much.
本日、資料は受け取りました。ありがとうございます。

・I still haven’t received documents.
まだ資料を受け取ることができていません。

◆謝罪すべき事柄がある場合

・Sorry, but the schedule has changed.
恐縮ですが、スケジュールに変更がありました。

・We are sorry to inform you that I will cancel the previous order.
大変申し訳ございませんが、前回の注文をキャンセルさせて頂きます。

・Please excuse my lack of a prompt reply as I was in a meeting.
会議が遅くなりまして、すぐお返事できず申し訳ございません。

良いニュースを伝える場合は“We are pleased to inform you that ~”、悪いニュースを伝える場合は“We are sorry [regret] to inform you that ~”を使用するのが一般的なので、覚えておくと良いでしょう。

◆添付資料がある場合

・Attached are the minutes from our meeting.
ミーティングの内容を添付致しました。

・Please find the revised estimate for the product attached to this email.
このメールに商品の見積もりを添付しております。

◆至急連絡が欲しい場合

・Please contact me as soon as possible.
私になるべく早く返信をください。

◆締めの言葉

●目上の相手に

・Yours sincerely,

・Sincerely,

●目上でも親しい相手/友人のような相手に

・Best regards,

・Regards,

・Kind regards,

●気安い相手に

・Best,

・Best wishes,

締めの言葉は上に行くほどフォーマル感が強くなるので、相手によって使い分けてください。下に自分の名前を記入するのを忘れずに! ビジネスメールは緊張するものですが、逆に電話と違い何度も見直すことができますから、最初のうちはしっかり確認してから送ってくださいね。

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