英語のメールで丁寧に「欠席いたします」と伝えるフレーズ

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2018/10/04

英文メールで「欠席いたします」と丁寧に伝えられますか?

ビジネスシーンにおいて、予定していた会議や打ち合わせ、セミナーなどに参加できなくなることってありますよね。そんなとき最近は、欠席をメールで伝えることが多いのではないでしょうか。相手が外国人であれば、もちろん英文メールで連絡する必要があるでしょう。そこで英語で欠席を伝えるときのメールの文面やフレーズをご紹介します。断り方によって、相手が受ける印象がまったく違ってきますから、なるべく良い印象を与えられるといいですね。

英文メールで「欠席いたします」と丁寧に伝えられますか?

英文メールで丁寧に断るときの流れ

直接会ったり電話をかけたりして、直接口頭で断るときと違って、メール文にはある程度の形式があります。その流れに沿って文面を作成すれば、丁寧な印象になりますよ。

1.まずは宛て名を書く

・Dear Mr/Ms. Smith,
スミス様へ
※日本でも、ビジネスメールでは最初に相手の名前を書きますよね。英語でも同じように、まずは宛て名を忘れないようにしましょう。

2.感謝の気持ちを述べる

・Thank you for your invitation to the seminar.
セミナーへのお誘いありがとうございます。

・First of all, I would like to express my sincere gratitude for your kind invitation to your company’s jubilee celebration.
はじめに、貴社の25周年記念式典へのお誘いをいただきましたことに心より感謝申し上げます。

3.参加できない理由を伝える

・Unfortunately, due to a prior engagement that cannot be rescheduled, I will not be able to attend the party.
あいにく、変更のできない先約のため、パーティに列席することができません。

・Unfortunately, I’ve found that I can’t make it on that day.
あいにく、その日は都合がつきませんでした。

4.残念な気持ちを述べる

・I very much regret that I cannot accept your invitation.
ご招待をお受けできないことを大変残念に思います。

・However, I’m very interested in the topics to be covered.
正直なところ、興味のあるトピックです。

5.未来へつなげる前向きな言葉で締める

・Please let me know if the seminar will be held again.
次回がございましたら、ぜひお知らせください。

・I wish you the best on company’s your 25th anniversary.
素晴らしい25周年になりますよう、心よりお祈り申し上げます。

このように、欠席しなければならない残念な気持ちを述べつつ、前向きな言葉で締めると、断りの文面でもかなり印象がソフトになりますよ。

メールで断るときの、具体的な英語フレーズ

続いて、メールで断るときの具体的な英語フレーズを、いくつか例をあげてご紹介しましょう。

・I am sorry to say that I will not be attending the conference held on next Monday.
申し訳ございませんが、来週月曜日の会議には欠席させていただきます。

・Regretfully, it became difficult for me to attend the conference next week.
来週の会議に出席することが困難になりました。

・Please pass on my regrets and give my regards to attendees.
他の参加者によろしくお伝えください。

・Regrettably, I won't be able to attend the conference next Friday.
残念ながら、来週金曜日の会議を欠席させて頂きたくお願い申し上げます。

・Unfortunately, I won't be able to attend the meeting next Tuesday.
申し訳ございませんが、来週の火曜日予定の打ち合わせに参加することができなくなりました。

・Would it be possible to change this date to next Wednesday?
日程を水曜日に変更して頂けないでしょうか。

・I will be absent for this conference.
この会議には欠席いたします。

・I appreciate if you could send me the meeting minutes afterwards.
あとで議事録を送って頂ければ幸いです。

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